Svaret giver sig selv – skulle man tro. For uanset hvor man kigger, er der notifikationer af den ene eller anden slags. Mails fra Facebook, Twitter, LinkedIN med opdateringer, sms’er, mms’er og popups, der fortæller dig at du har fået (endnu) en e-mail.

Og hvis det så kun skete på din laptop eller computer. Det seneste nye, forstyrrende element, jeg har set, er notifikationer fra apps, du kan bruge til samarbejde. Med notifikationerne sørger appen selv for, at du får besked hver gang en kollega eller samarbejdspartner har klikket med musen eller trykket med pegefingeren på sin mobil. Og det er da smart. Always on. Eller hvad?

Der er andre måder at slippe for afbrydelser på...

Der er andre måder at slippe for afbrydelser på…

Det kaldes push-beskeder. Og hvis du ikke er opmærksom på at fravælge den slags, så får du besked om alverdens ting – selv fra dine børns spil på mobilen. En virksomhed, lad os bare kalde det en konkurrent på samarbejdsplatforme, har netop sendt mig et nyhedsbrev om deres app, som sender notifikationer til min mobil, når der er ny aktivitet – fx kommentarer, dokumenter eller andet, der måske, måske ikke, kræver din opmærksomhed.

En afbrydelse i koncentreret arbejde kan koste op mod en halv time (kilde), inden man er tilbage i samme koncentrationsniveau. Så svaret på spørgsmålet, om vi virkeligt gerne vil forstyrres af notifikationer, popups og så videre giver sig selv. Er alle beskeder virkelig så vigtige, at vi skal flytte vores opmærksomhed når informationerne suser ind?

For at sætte forstyrrelserne og vores tidsforbrug på ’always on’ i perspektiv, tager vi en kort rejse tilbage i tiden. Da jeg startede i Accenture tilbage i 1992 fik vi udleveret en Time Manager. 80’ernes yuppie-kultur var fanget af Time Manager – men der var nu alligevel nogle gode pointer. Et centralt element var at arbejde med det svære, når man var frisk i hovedet. Dvs. typisk om morgenen og efter frokost. De mere rutineprægede ting fik vi anbefalet at klare, når man var træt, hvilket typisk er sidst på formiddagen og eftermiddagen.

Med e-mail gør vi nærmest det stik modsatte. Som det første om morgenen skal vi læse vores e-mails frem for at bruge tiden på det, der virkeligt kræver kapacitet.

Efter Accenture var jeg i Computer Associates, hvor e-mailen kun var åben 2×2 timer om dagen. Man mente, at tiden skulle bruges til at være sammen med kunderne frem for at sende beskeder frem og tilbage. Lidt irriterende – men egentlig en god pointe.

I Netscape solgte vi bl.a. e-mailsystemer, og en notify-dims var et af de centrale krav. Vi var så bange for at miste vigtige beskeder, at vi hele tiden holdt os klar. Måske gode pointer set fra et salgs- og kundefokuseret synspunkt. Men dybt forfejlet, når vi skal sætte os ind i og løse komplekse problemstillinger..

Når nu Facebook, Yammer, Podio og andre introducerer push-meddelelser i deres apps, genintroducerer de så ikke blot det største problem fra 90ernes e-mail-generation? Forstyrres vi ikke blot mere i vores vigtige gøremål i stedet for at fokusere på de vigtige og svære arbejdsopgaver.

Det koncentrerede arbejde og effektiviteten er dog oppe imod en heftig modstander. Undersøgelser viser, at indbakkerne og søgning giver os et skud dopamin. Søgning efter nye beskeder, en ny mail i indbakken eller en besked på Facebook eller Twitter giver ganske enkelt hjernen et skud lykkefølelse som kan sammenlignes med andre, mere fysiske gøremål. Dopaminen får os til at søge, og her er de lynhurtige beskeder, e-mails og andet nemme lykkebringere. Skriv, og du får svar inden for sekunder, oftest.

Det er et alt for nemt fix. Men hvis du vil overkomme afhængigheden og bruge hjernen og energien bedst muligt, så har jeg her samlet nogle tips til, hvordan du kan arbejde mere effektivt.

  1. Brug tiden rigtigt. Koncentrer dig om svære opgaver, når koncentrationsniveauet er størst, typisk morgen og lige efter frokost.
  2. Slå notifikationer fra. Fjern popup fra Outlook, Gmail, Twitter og slå notifikationer fra Facebook og andre applikationer.
  3. Sæt dine mailkonti til pull – bestem selv, hvornår du vil hente mails til mobilen. Det samme kan du gøre med fx LinkedIN samt Facebooks mange notifikationer med beskeder, chat, fødselsdage, Farmville og anden nødvendig information.
  4. Sæt tid af til selv at opsøge informationerne – brug det som overspringshandlinger, når du har afsluttet de krævende opgaver. Det har vi alle brug for engang imellem.
  5. Når vi skal løse svære opgaver så erkend, at det tager tid. Meget tid. Og endnu mere tid. Ikke alle problemer løses ved nogle få klik med et skud dopamin som belønning. Belønningen for et færdigt stykke arbejde gør os stolte – og det skal vi huske at fejre. Som medarbejdere og som ledelse.
Advertisements