Ordene er indledningen på en ny, permanent out of office-autosvar i min Outlook. Tonen er harsk, men meningen er absolut god – og for alles bedste. Vi spilder nemlig 28 procent af vores arbejdsuge på at håndtere e-mails.

Den autogenererede svada lander dog udelukkende i mine kollegers indbakker, hvis de har begået den synd at sende mig en intern e-mail. Kunder og andre eksterne kontakter får ikke autosvaret lige tilbage, hvis de kontakter mig ad den vej.

E-mail koster masser af tid på arbejdetFormålet med at sende denne påmindelse til mine kolleger er naturligvis at inddæmme mailstrømmen – at flytte fokus fra en i forvejen overfyldt indbakke til vores intranet, hvor vi bør og skal samle vores kommunikation. I min indbakke er tips, ideer, links og intern viden ikke til nogens fordel. Det sker kun i det øjeblik den viden (og der er utallige mængder viden i interne e-mails) bliver gjort til allemandseje – og altså flyttes fra min stakkels Outlook til intranettet.

For alt andet end at gøre det til allemandseje er spild af tid og spild af resurser. En nylig undersøgelse fra amerikanske McKinsey Global Institute (MGI) har gjort den tid op, som vi spilder på at håndtere e-mails og lede efter information – hvad enten det er i interne it-løsninger eller ved at jagte kollegerne med den eftertragtede viden.

Du bruger 28 procent af arbejdstiden på e-mails

Det er ganske chokerende læsning. Højt klassificerede medarbejdere, som MGI skriver, bruger hver uge 28 procent af arbejdstiden på at håndtere e-mails. 20 procent af tiden bruges på at søge information internt, bl.a. ved at opsøge kollegerne. Til alt held, er der en redning, der kan øge samarbejde og kommunikation i organisationerne (fanfare): Sociale teknologier.

De sociale teknologier beskriver MGI som ’it-produkter og -services, der muliggør driften af onlinecommunities, hvor deltagere har adgang til indhold og til at skabe, tillægge og/eller ændre indhold.

Det er i princippet sociale medier, hvis teknologier i større eller mindre grad har fundet sin plads i erhvervssammenhæng. Og netop inspirationen i sociale medier er årsagen til min autoreply herover. Vi bruger en aktivitetsstrøm i vores intranet. Du kan sammenligne det med en væg på Facebook, hvor vi kan dele opdateringer, links, fotos mv. Da hver aktivitet, hvert projekt, hver ansatte, computer, kunde mv. har sin egen aktivitet og dermed væg, er al den viden, der bliver delt på væggen, tilgængelig for alle i den rette sammenhæng. Og kontekst er konge i en virksomhed som vores, der består af specialister inden for deres respektive fagområder.

Hvorfor skal nyttig viden om en kunde, et nyt script eller om vores firewall-server ligge i en eller andens indbakke? Har du heller ikke en god forklaring? Så tag din viden, som du ville sende til mig i en e-mail, læg den i rette sammenhæng på vores intranet og giv mig en notifikation. Så læser jeg den, når jeg har brug for den. Send mig for guds skyld ikke en e-mail.

Vil du læse undersøgelsen fra McKinsey, så find den her.

Af Morten Marquard

Reklamer